Por Paulo R. Käfer e Jaqueline C. Mikulski
Imagine a seguinte cena: a apresentação corre razoavelmente bem até mais ou menos uns vinte minutos antes do final quando o orador olha para o relógio, esboça uma expressão de preocupação, começa a falar bem mais rápido do que antes, se agita e passa os slides apressadamente, para entregar sua mensagem.
Uma situação assim pode ser o resultado da má gestão do tempo.
Pois é. Gerir bem o tempo em treinamentos, aulas, apresentações e reuniões não significa ficar estressado e agitado por causa dele.
Mesmo que não dispomos de muito tempo, não podemos transformar o treinamento em uma corrida maluca contra o relógio!
Quando a gente realiza atividades com pressa, a chance de erro é maior e a performance tende a cair drasticamente.
Nas palavras de Sófocles, importante dramaturgo da Grécia Antiga:
“O raciocínio e a pressa não se dão bem”.
Falar depressa também não resolve, pois podemos acabar não pronunciando corretamente as palavras e os treinandos podem não entender completamente o que foi dito.
E nós sabemos que uma comunicação clara é essencial em um treinamento.
Paradoxalmente a pressa pode nos fazer perder tempo? Talvez sim. Olha só o que diz o escritor britânico G. K. Chesterton:
“Uma das grandes desvantagens de termos pressa é o tempo que nos faz perder”.
Para um bom andamento do curso, é fundamental criar e manter um ambiente tranquilo para que a experiência de aprendizagem seja agradável. E a pressa não contribui muito para isso.
Então uma boa dica é: reserve um tempinho para o inesperado!
Digamos que uma pessoa precisa se deslocar de um bairro a outro em uma grande metrópole, onde terá uma importantíssima reunião. Suponhamos que essa reunião será às 14 horas.
Se o trânsito estiver em um fluxo normal e ela sair às 13 horas e 15 minutos ela chegará às 14 horas em ponto na reunião. Ou seja, geralmente esse trajeto leva em torno de 45 minutos para ser percorrido.
Nesse exemplo, ela não reservou nenhum tempo a mais para algum imprevisto, como um congestionamento, por exemplo.
Mas se ela sair de casa às 13 horas, então destinou 15 minutos a mais para imprevistos.
Da mesma forma, se o Facilitador não contar com imprevistos e contratempos quando estiver fazendo seu plano de aula, a chance dele se atrasar com a entrega do conteúdo é considerável.
Parece exagero pensar em possíveis imprevistos, mas não é. O que é preciso evitar é a afobação depois que se percebe que o tempo está estourando e falta uma parte considerável do conteúdo programado para ser repassado.
E é claro que os treinandos vão perceber o estado do Instrutor e que ele está atrasado com o conteúdo.
Assim, se por exemplo, você prevê que uma determinada atividade irá levar 15 minutos, pode ser interessante reservar 20 minutos para ela em seu planejamento, pois isso vai te fornecer uma margem de tempo para lidar com possíveis atrasos na conclusão da atividade.
E acredite, eles sempre acontecem. A perfeição só existe no planejamento.
Esse tempo para imprevistos pode ajudar você a realizar o treinamento dentro do tempo programado.
Esperamos sinceramente que esse texto seja útil na hora de você planejar o seu curso e também na hora de realizá-lo.
Muito sucesso em seus treinamentos. 🙂 🙂
Grande abraço e até o próximo texto.
Paulo R. Käfer e Jaqueline C. Mikulski
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Estratégias de preparação e condução para não ter que correr contra o relógio em cursos, aulas e treinamentos.
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Muito importante a questão sobre a gestão do tempo, nos treinamentos e apresentações. Percebo que muitos facilitadores falam muito no momento da apresentação pessoal e currículo. Acredito que a obra do profissional é quem deve falar por ele. Não há a necessidade de falar, com detalhes, de toda a sua formação. E, também, percebo que alguns facilitadores ficam sem jeito de interromperem as pessoas quando falam. E, infelizmente, muitas delas exageram e, consequentemente, o tempo do treinamento fica comprometido.