Por Paulo R. Käfer e Jaqueline C. Mikulski
Imagine um orador falando tão depressa a ponto de “comer” metade das palavras, se movendo rapidamente no palco, passando impacientemente um slide a cada 5 segundos, olhando no relógio a todo momento e respirando de modo tão ofegante como se ele tivesse participado de uma maratona alguns minutos antes de pegar o microfone.
Essa cena é mais comum do que se pensa. E ela poderia ocorrer com menos frequência se todos aqueles que se predispõem a conduzir seus cursos, treinamentos e aulas compreendessem melhor a importância de uma eficaz e apropriada gestão do tempo.
Afinal de contas, a alta performance do Trainer definitivamente não combina com a pressa de correr contra o relógio para ter que entregar todo o conteúdo no tempo programado.
Abaixo, elaboramos quatro dicas para você gerir melhor o tempo em seus treinamentos, aulas e workshops.
Reserve um tempo para imprevistos
Na hora do planejamento, é comum a gente definir toda a sequência do treinamento com os horários para as exposições dialogadas, as atividades práticas, vídeos e outros recursos.
No intuito de preencher toda a quantidade de tempo, podemos facilmente esquecer de reservar um tempinho para os imprevistos.
E contratempos geralmente surgem quando menos a gente espera. Mas se estivermos bem preparados, será mais fácil lidar com eles quando surgirem.
Assim, durante o planejamento algumas perguntas do tipo “e se” poderão ser úteis tais como:
# E se os equipamentos falharem?
# E se ocorrer um apagão?
# E se as pessoas atrasarem muito para chegar ao evento devido a um quilométrico congestionamento?
# E se a turma for muito “falante” e alguns participantes interromperem frequentemente o andamento da aula, expondo assuntos fora de contexto?
Treinamento não se improvisa
Você se considera um bom improvisador? Se a reposta for não, planeje muito bem seu treinamento. E se a resposta for sim, planeje muito bem o seu treinamento.
Independentemente de você se considerar um expert na arte do improviso, contar apenas com essa habilidade na hora de conduzir um curso ou uma aula pode ser um risco e tanto.
Olha só o que disse o escritor americano MarK Twain: “geralmente levo mais de três semanas a preparar um discurso de improviso”.
Algumas recomendações pertinentes à preparação:
# Procure estudar o máximo que você puder sobre o assunto do treinamento, para internalizar e compreender profundamente as ideias.
# Durante a pesquisa, faça anotações do que achar essencial e interessante.
# Estabeleça relações entre os tópicos. Isso evita que suas ideias fiquem soltas, sem conexão entre uma e outra.
# Memorize algumas histórias para dar um toque artístico e lúdico ao seu conteúdo. Mas assegure-se que a história que escolheu tenha relação com o seu tema.
Elaboramos até um singelo poeminha para lembrá-lo da importância da preparação:
Quanto mais você se preparar
Menos vai improvisar
E mais tranquilo vai ficar
Assim, não precisará se apressar
E claro, sua performance vai aumentar
Cuidado com o excesso
Para quem vive do conhecimento e gosta de aprender para ensinar, pode tentar dizer muito em pouco tempo.
E é justamente nesse aspecto que muitos falham: na ânsia de transmitir bastante informação, abarrotam o seu treinamento de conteúdo!
Você não está dando um treinamento para encher e sobrecarregar a mente das pessoas com excesso de informações. Aliás, isso até poderá cansá-las.
Portanto na hora do planejamento é fundamental escolher o que entra e o que sai do seu treinamento.
Duas perguntas podem ajudá-lo a filtrar e selecionar informações na montagem do seu treinamento:
# Que conteúdo é absolutamente indispensável?
# O que as pessoas precisam aprender ou mudar?
Treinando a mente para a apresentação
Em nossa jornada, criando, desenvolvendo e realizando centenas de treinamentos empresariais em praticamente 13 anos pela MKaPlus, constatamos na prática a importância que um bom planejamento tem no bom uso das horas destinadas aos programas. Realmente ele faz toda a diferença.
Mas além disso, há algo que indiscutivelmente nos ajudou muito a lidar com os incontáveis desafios que aparecem no caminho de todo Facilitador: investir tempo na preparação mental e no cultivo de uma mente serena. Diariamente! A toda hora, a todo momento. E o cotidiano é ótimo para isso. Por exemplo: que tal treinar a paciência em uma longa fila?
Afinal de contas, lidamos com pessoas e você bem sabe como é altamente complexa essa tarefa, já que cada pessoa é um mundo próprio com suas emoções – nem sempre positivas, expectativas – nem sempre realistas, intenções – nem sempre elevadas e seu nível de maturidade – nem sempre alto.
E lá estamos nós, tentando fazer o nosso melhor com amor no coração. Mas além desse amor, é importantíssimo preparar a mente, pois cada grupo de participantes tem suas próprias particularidades e embora um determinado curso seja o mesmo, cada experiência é única e singular.
E para quem tem mais experiência, sabe perfeitamente bem que alguns grupos nos oferecem desafios tão grandes, que após o treinamento, nem entendemos como conseguimos lidar com eles com tanta maestria.
Com tranquilidade mental, você não corre contra o tempo e pode usar as palavras com precisão e naturalidade.
Com calma você pode lidar muito melhor com resistências à mudança, com comportamentos difíceis e até hostis por parte de alguns participantes e se manter no centro, sem ser levado pelas próprias emoções e desperdiçando tempo precioso.
Com a mente centrada, em equilíbrio, você pode simplificar. Aliás, quando simplificamos e mantemos a profundidade que o tema exige, conseguimos usar melhor o tempo.
Entretanto, com a mente desgovernada, cheia de preocupações e pensamentos perturbadores, a tendência é complicar e se enrolar na transmissão das ideias. E claro, perde-se tempo.
Assim, um pouco antes do treinamento pode ser muito auspicioso realizar algum tipo de prática mais introspectiva, para fortalecer o nível de atenção, a concentração e para ampliar a tranquilidade.
Alguns exemplos: uma breve meditação, atenção plena à respiração, recitação de mantras, escutar uma música relaxante ou simplesmente ficar em silencio por alguns minutos. Nas palavras de William James: “o exercício do silêncio é tão importante quanto a prática da palavra”.
De qualquer maneira, cada facilitador deve encontrar uma prática de sua preferência que combina mais com seu perfil. O importante é silenciar um pouco o burburinho de pensamentos inquietantes que insistem em aparecer bem no dia no treinamento.
Conduzir bem um curso no tempo disponível, realizando o que foi programado, sem deixar de fora conteúdos relevantes e sem desperdiçar nenhum minuto com palavras e atividades improdutivas é um feito e tanto!
E é perfeitamente possível, desde que haja muita preparação prévia e condução focada.
Esperamos sinceramente que essas dicas sejam úteis na hora de você planejar o seu curso e também na hora de realizá-lo.
Muito sucesso em seus treinamentos. 🙂 🙂
Grande abraço e até o próximo texto.
Paulo R. Käfer e Jaqueline C. Mikulski
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Estratégias de preparação e condução para não ter que correr contra o relógio em cursos, aulas e treinamentos.
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